電帳法改正で書類の紙保存ができなくなる！？電子取引の保存義務とは
金融オンライン
2022年1月に電子帳簿保存法が改正されます。
すべての事業者に対して、電子取引に関する書類の電子保存が義務化されるので、法改正に対応する必要があります。
しかし、コストや手間をかけずに対応したいという方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、電帳法改正の内容やコストをかけずに法改正に対応するポイントを解説します。
法改正に対応するとともに、作業の効率化やスペースの有効活用もできるので、ぜひ最後までご覧ください。
この記事は20年以上金融サービスを提供してきたソモ㈱が執筆しています。
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電子取引とは
まず、電子取引とはどのようなものなのかを確認していきましょう。
電子帳簿保存法では、下記の3つの区分があります。
①電子帳簿等保存（電子的に作成した帳簿・書類データをそのまま保存）
①スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）
③電子取引保存（電子的に授受した取引情報をデータで保存）
＊国税庁作成の資料より引用
上記の3つの区分の中で、今回の法改正で対象になるのが③電子取引保存です。
電子取引の定義は「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引」です。
電磁的方式とは、インターネットや電子メール、EDIなどを使って取引をすることです。また、取引情報とは注文書や契約書・送り状・領収書・見積書などです。これらの書類は法律により保存が義務付けられている「国税関係書類」といいます。
電子取引の具体例は下記のようなものがあります。
・電子メールにより請求書や領収書のデータを受領した
・ネットショップから購入した品物の領収書をダウンロードした
・クラウドサービスを利用して請求書や領収書をダウンロードした
・クレジットカードや交通系ICカードの利用明細を活用したクラウドサービスを利用した
（請求書が紙で発行されないような取引）
・ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
・請求書や領収書などのデータをDVDやUSBメモリなどの記録媒体を介して受領
Amazonや楽天市場などで購入した取引やクレジットカードを使った取引も対象となるので、ほとんどの事業者が電子取引を利用しています。
電帳法改正による変更点
2022年1月の電帳法改正により、電子取引のデータをどのように保存しなくてはならないのかを解説します。
これまでは電子データであっても、印刷して書面での保存が容認されていました。しかし、2022年1月1日からは、電子取引の書類はデータによる保存が必須になります。個人・法人問わず全事業者に強制適用されます。
これまで通り書面で保存しても大丈夫ですが、それだけでは書類が無効になってしまいます。紙で保存する場合でも、必ずデータでの保存も必要です。
どのように対応すればいいのか
今回の電帳法改正で最低限対応が必要な点を解説します。
データを検索していつでも閲覧できる状態にする
保存したデータはパソコン内を検索して、税務調査などの際にいつでも提出できるようにしておく必要があります。
いつでも見られる状態にしておく方法には下記の2通りがあります。
①エクセル等で管理
一つ目の対応方法として、請求書ごとに連番や日付・金額・取引先・書類の種類（注文書や請求書）などをエクセルで管理する方法があります。
小規模な会社では現在でもこのようなエクセルで管理されているところもあるのではないでしょうか。
しかし、とてもアナログな方法で手間がかかり作業ミスも発生しやすいので、おすすめできる方法ではありません。
＊国税庁ホームページより引用
②ファイル名で検索できるように保存する
授受したデータの名前に年月日・取引先・金額を入れて保存すれば、パソコン内を検索してすぐに閲覧が可能です。
例えば2022年1月10日にA社から発行された領収書であれば「20220110-A社-350000」というデータ名で保存します。
この方法でしたら新たなシステムの導入は必要ありませんし、エクセルで管理する必要もありません。
また、コストをかけずに対応することが可能ですので、おすすめの方法です。
改ざんできないと証明する
保存された書類が、原本通りの書類であると証明できるシステムを作成しておく必要があります。改ざんできないと証明する方法は3種類あります。
①タイムスタンプの付与
タイムスタンプは、ある時刻にそのデータが存在していて、かつ改ざんされていないことを証明するものです。取引先でタイムスタンプを付与してからデータを送ってもらう方法と、自社でデータを受け取ってからタイムスタンプを付与する方法があります。
しかし、タイムスタンプを付与するには、コストをかけてシステムを導入する必要があります。小規模な事業者は法改正に対応するためだけにタイムスタンプを導入するのは厳しいでしょう。
②改ざんできないシステムを導入する
2つ目の方法は、書類のデータを改ざんできなくなるソフトウェアを導入したり、システムを構築する方法です。
セキュリティ意識の高まりにより、改ざん防止のソフトウェアを提供する会社は増えていますが、導入するにはある程度のコストが発生するのでおすすめできません。
今回の法改正には税制上のメリットはありませんので、なるべく費用をかけないように対応したいという事業者がほとんどではないでしょうか。
③事務処理規程を作成する
タイムスタンプやソフトウェアを導入しなくても、書類の訂正や修正に関する事務処理規程を作成しておけば改ざんできないと認められます。
事務処理規定を作るのが難しいと感じるかもしれませんが、フォーマットが国税庁のホームページで提供されているので、すぐに作成できます。
この方法であれば費用も手間もほとんどかけないで対応できるので、小規模事業者にとっては一番現実的な方法だと言えます。
＊国税庁のホームページより引用（ダウンロードはこちら）
紙ではなく電子データで保存することのメリット
電子帳簿保存法改正による税制上のメリットはありませんが、紙で保存が不要になるといくつかのメリットがあります。
保管スペースを削減できる
これまで保管が必要な書類はファイルやバインダーに綴じて、7年や10年間など決められた期間保存してきました。
長い期間、書類を保存しなくてはいけないため、オフィスのスペースを占有しています。手狭な事務所に入居している場合は、新しい机を置けなかったり、オフィス内の移動の邪魔になったりとしているのではないでしょうか。
電子データでの保存になれば、保管スペースは不要になるので、これまで書類に占有されていたスペースを他のことに使えます。
経理業務の効率化
電子データで保存することにより、書類を探す手間が大幅に省かれるので、経理業務の効率化が図れます。
数年分が保管されている中から目当ての書類を探すのには時間がかかります。古い書類の場合は、倉庫の段ボールにしまってある場合もあるのではないでしょうか。
電子データであれば、パソコン内を検索するだけですぐに確認することが可能です。また、クラウド上に電子データを保管していれば、外出先やテレワーク中にでも書類の確認ができます。
紙の削減で自然環境の改善に繋がる
持続可能な社会を目指すSDGsの推進などにより、企業にも持続可能な運営が求められています。今後、社会的責任を果たさない企業には投資が集まらず、顧客離れも進んでいくと予想されます。
そのような中で、今回の法改正によりペーパレス化を進めれば自然環境へ配慮しているとアピールになります。
法改正に対応しても税制上の優遇はありませんが、長期的に見れば自社の利益に繋がっていくでしょう。
まとめ
電子帳簿保存法の改正により税制上の優遇はないので、なるべくコストをかけずに対応する必要があります。
今回、解説したようにほとんど手間やコストをかけずに、法改正に対応することができます。ペーパーレス化するとスペースを有効に活用できたり、経理作業が楽になるというメリットがあります。
法改正はもうすぐですので、なるべく早く対応して社員に通知していきましょう。